La agenda semana a la vista

Semilla de Productividad

La agenda es uno de los instrumentos más útiles para aumentar la productividad personal. Permite al usuario planificar de manera diaria y semanal, y más que nada saber dónde exactamente uno se encuentra respecto a sus tareas, sean las ejecutadas o las pendientes de realización. Para hacer el mejor uso de una agenda, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

¿De papel o electrónica?

Hoy en día se tiene la opción de usar agendas electrónicas o las de papel. Considero que uno tiene que usar aquella con la cual uno se siente más cómodo. Las nuevas generaciones, habituadas al uso de la tecnología, gustan más de las agendas electrónicas que tienen la gran ventaja de poder sincronizar las tareas con otras funciones, tales como el correo electrónico y las listas compartidas. En ese aspecto la agenda electrónica supera con creces a la agenda en papel, sin embargo, no hay que olvidar que la agenda es un medio, y no un fin en sí mismo, así que si uno pertenece a una generación que no está muy acostumbrada a la tecnología, no hay nada malo con usar una agenda de papel, ya que igual uno puede ser bastante eficiente.

¿Semana a la vista o un día por página?

Definitivamente la agenda semana a la vista es mucho más útil al permitir ver la semana de un solo vistazo, lo cual automáticamente ayuda a planificar, no solo cada día, sino toda la semana. La agenda semanal permite visualizar todo un mes en solo cuatro hojeadas. Otra gran ventaja es su estructura diaria vertical que permite visualizar con mucha facilidad las distintas listas diarias de pendientes al estar una al lado de la otra. Existen en el mercado agendas semanales con estructura horizontal para representar a cada día de la semana, sin embargo no son tan útiles como aquella agenda que tiene estructura vertical para cada día.

¿Usarlo como anotador ?

No es recomendable utilizar la agenda como instrumento para tomar notas de lo tratado en reuniones o conversaciones importantes. Mucha gente lo hace. Lo negativo es que de esa manera la agenda comienza a tener tanto texto que ya desmotiva su uso para planificar el día o la semana. Al utilizar la agenda como anotador lo que se esta haciendo es realmente sacarle valor como instrumento de organización diaria. Para anotar, lo recomendable es usar un block de carta, plancheta o cuaderno y no la agenda.

Buen lugar para alojar la lista diaria de pendientes

La agenda semana a la vista es un buen lugar para alojar la lista diaria de pendientes, que en el fondo es la planificación diaria personal. Lo bueno de la agenda semanal con estructura vertical es que las listas diarias pueden estar unas al lado de otra, lo cual visualmente es muy ventajoso.

La agenda y el celular

El celular es quizás el mejor instrumento para capturar ideas porque continuamente uno lo tiene a mano. Las ideas deben ser anotadas enseguida porque lo más normal es que uno las olvide si no las anotó. Al final del día uno puede pasar información del celular a la agenda.

Portabilidad

Es importante que la agenda en papel sea liviana, portable y fácil de trasladar de un lugar a otro. Ocurre que algunas agendas, especialmente las de un día a la vista, muchas veces incluyen páginas con fotos o gráficos que la hacen voluminosa, pesada y por lo tanto inadecuada para el objetivo central que es ser un instrumento que acompaña al ejecutivo en su gestión diaria. La agenda con fotos o gráficos atiende las necesidades de marketing, pero no atiende las necesidades de gestión del tiempo.

En resumen, las consideraciones mencionadas ayudan a obtener el mejor provecho de esta herramienta clave de productividad personal.

Artículo escrito por Guido R. Britez Balzarini, a ser publicado en la revista Foco de Enero 2018