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Adueñarse del flujo de trabajo

Toda persona que ocupa un lugar en una organización participa de un flujo de trabajo. La conciencia de la existencia de esos flujos de trabajos es un gran paso para ser más productivos y administrar mejor el tiempo personal.

Flujo de trabajo aquí se refiere a la rutina de trabajos por realizar, tareas, proyectos o compromisos,  solicitados por otras personas o creados por uno mismo, y que van cayendo de manera física o  por correo electrónico  a la “bandeja de entrada”.

Las personas que no administran bien su tiempo, en realidad no se comprometen, no se involucran o no se “adueñan” de su propio flujo de trabajo. Por lo general, estas personas  se comportan como meros observadores del “intenso tráfico de tareas que pasan frente a su escritorio”. Si no están atendiendo, o “adueñándose de esas tareas”, es muy posible que se sientan improductivos, desatinados como “una hoja en la tormenta” o que pierden oportunidades.

Para administrar bien el tiempo personal es necesario sentirse dueño o protagonista, no espectador, del flujo de trabajo personal. Un flujo de trabajo huérfano, con seguridad causara dolores de cabeza, incluyendo a aquellos que de una manera u otra dependen de esa persona. Muchas personas en una organización sufren el impacto de una parte del engranaje que no funciona bien.

Si uno quiere mejorar en la administración del tiempo personal, es necesario involucrarse en el mencionado tráfico. Esto incluye tener claridad con respecto a lo que se quiere lograr, definir los temas pendientes y definir una siguiente acción, que son la base de la buena administración del tiempo.

¿Qué hacer para involucrarse con el flujo de trabajo personal?

1. Admitir que el propio flujo de trabajo existe. Negarlo ocasiona “dolores de cabeza”. La falta de atención al flujo de trabajo es lo que estresa, no el trabajo duro. Lo que se resiste persiste, así que lo mejor es involucrarse con el propio flujo de trabajo, lo cual a su vez alienta la acción y el deseo de “administrarlo”.

2. Sacar de la cabeza los temas pendientes y anotarlos en alguna agenda o dispositivo. No es útil usar el cerebro para “guardar” información, sino para “procesar” información. Por lo tanto, lo más útil es confeccionar una lista bruta de temas pendientes de ejecución que luego puede ser afinada o procesada  y luego convertirlos en una lista diaria de pendientes que será utilizada para guiar el accionar.

3. Tener la actitud de protagonista o dueño del flujo de trabajo personal. Dejar de actuar como observador o como víctima de las tareas por realizar.

4. Darse cuenta que ejecutar acciones es reconfortante, que da una sensación de progreso. Lo que pesa en la mente son las cosas que no han sido atendidas o ejecutadas. Lo que da una sensación de bienestar son las acciones que llevamos a cabo, ya que nos acerca hacia la visión del futuro deseado.

Preguntas para pensar

1. ¿En el pasado, dejaste de atender algo que te rondaba la cabeza?

2. ¿Estás de acuerdo que la acción libera, te acerca a tus objetivos y te hace sentir bien?

Si una persona no toma las riendas del flujo de trabajo personal, quien lo hará por uno? Peter Drucker dijo: “Quien no puede administrar su tiempo, nada puede administrar”.

Sentirse dueño brinda serenidad y tranquilidad al saber que las cosas están atendidas, genera menos cargos de conciencia, mejores relacionamientos con las personas que dependen de nuestro trabajo y satisfacción personal al saber que uno está haciendo lo mejor que puede hacer.